工作管理

工作的定義：
具有特定目的的作業（Activity）組合---集合無數相關或連續的行動

工作的要素：
一 明確主題與目的
主題是工作的基礎，它決定了工作的範疇、深度。
如「改善上班交通問題」、「買一部車」 「買一部1600cc的車」，可能是同一件工作，但
其工作範圍、內容可能都不同。明確主 題的重要性，由此可見一斑。
目的決定了工作的方向。
如改善上班交通問題的目的，可以有「提高安全性」、「縮短時間、 「準時上班」等，
目的不同，工作方向亦各異。
工作如無明確的主題與目的，根本就不可能進行，否則，錯誤百出。
二 具體目標
目標是工作的指標，如工作的目的是「縮短時間」，則工作目標應為「縮短交通時間十分
鐘」或「交通時間縮短為三十分鐘」，要達成目標才算完成工作。
三 合理的先後順序
所有工作都是一項流程，都是由數個步驟結合而成。
如「打電話」是由「拿起話筒」、「撥電話號碼」、「等對方接電話」、「講話」、 「掛
電話」等步驟結合而成。因無法同時完成所有步驟，先後順序就自然產生，只是有時不合
邏輯，工作就無法進行，因此，合理的順序就成了必要條件。
「買一部車」也需是一流程：確定目標、搜集資料、評估各種可能車型、確定購買車型、下
訂單、交車驗收、付款。有些步驟前後順序可以調換，可以簡單（依個人的經驗、擁有資
料----）、但有些步驟是不可沒有邏輯順序的。
四 有效的執行方案
每一工作步驟都需一執行方案才能完成工作，如「搜集車輛資料」，其執行方案可以是
《請經銷商寄資料》、《請教專家、朋友》、《自己前往展示店》， 可以一種方案，也
可以多種共存方案。有具體有效的方案才能確保每一工作步驟得以確
實完成。
五 成果衡量指標
工作是為[完成甚麼？]才存在的，不是因要[做甚麼]而產生。衡量指標是用來確定工作是
否完成？比預期成果好或差？以作為以後改善的參考。通常以工作目標來作指標，同時
亦可加入其它認為重要標準作指標。

工作的重要性：
一 工作無所不在
二 工作佔人生最大的部分
三 所有目標均透過工作來完成
四 人生的意義由工作來賦與

工作管理的三部曲：
一 計畫：
將構成工作的所有要素：主題、目的、目標、工作步驟的合理先後順序、每一步驟的執行
方案、成果衡量指標等，加以明確定型化。
計畫過程中，「我要甚麼？」與「我的資源限制是甚麼？」等二項是不可或忘的。
計畫是決定今後要做的事，未來具有一定程度的不確定性，在未進行前，即已加以規劃，
做了準備，自然會降低不確定性，有助工作的完成。
計畫在執行的過程中，常會有異常狀況出現，雖如此，但不應因此減低其價值，計畫可作
為執行後果檢討的基礎，有助於工作經驗的累積。
計畫不是文書作業，它是一有系統、合於邏輯的思考過程。因此，書面文字並不是必要條
件，系統化的思考才是計畫的精髓。
二 執行
計畫是為將工作付諸執行才作，因此，計畫應將執行問題列入規劃。為避免重大問題發
生，時而需規劃「預防措施」，為消除預計可能發生的問題，需準備「應變措施」。甚至
於需規劃「撤退計畫」，以求損失最小。
計畫是由人執行，人的問題不可忽視。計畫常失敗於執行不力，而歪打正著的現象也時有
所聞。與計畫相關人員，都應瞭解計畫內容，越清楚則越有助於計畫的執行。
計畫執行階段，資訊的收集是重要的。唯有如此，才有機會在第一時間就能採取補救施。
也有機會預知問題的產生。資訊包括：執行狀況、環境變化、與基本假設不符、等等。
執行的執著，是計畫是否能順利完成的關鍵，計畫在執行階段中，壓力、困擾、煩瑣事務
一應具全，無法依原計畫執行者，比比皆是，如無執著的勇氣，適時採取合理、適當的有
效調整行動，計畫是難於順利完成的。
三 控制
控制的目的是免於失去控制。
任何計畫均有成功關鍵因素，掌握關鍵因素，成功自然可期。企圖控制所有事務，會因過
於複雜導致無法控制或控制成本高於控制效益，使控制變成無意義。
計畫因預測錯誤、預測不準、執行不力而失敗。控制即是要掌握實況，及時調整，永遠能
掌握在正常狀況下。
控制需有定期與定點之分。關鍵點需專案列管，其他工作則定期檢討。控制的深度決定於
工作對計畫完成的影響度。影響度大者，控制較嚴、較深。
控制依管理指標執行，以管理指標判定工作是否在有效控制下。